2021-01-12

業務委託契約の締結から請求までを簡単に──外部人材管理・活用システム「エクスチーム」の利用手順を解説

近年、ワークスタイルの多様化や自律的なキャリア形成を目指す意識の高まりを背景に、我が国におけるフリーランス人口は着実に増加しつつある。実際、ランサーズが公表した「フリーランス実態調査 2019年度版」によれば、国内におけるフリーランス人口は1,100万人(総人口の17%)を上回っており、特定の組織に所属することなく、独立したフリーランスとして働くという選択肢は確実に一般に普及してきている。その一方で、フリーランスを目指す人の数自体は増えてきているものの、欧米をはじめとする諸外国と比べると、日本企業のフリーランス活用はまだ十分に進展していないという現実がある。その背景として頻繁に挙げられる要因の一つが、フリーランスに対する業務発注や契約管理に必要とされる作業の煩雑さである。このような状況を踏まえ、最近では、いくつかの使いやすいフリーランス管理ツールが生まれてきているが、その利便性の高さから特に大きな注目を集めているのが、パーソルイノベーション株式会社が提供するフリーランス管理ツール「エクスチーム」だ。本記事では、エクスチームの特徴を簡単に述べた上で、実際にその利用手順を解説していく。

エクスチームとは──業務委託契約に特化した管理システム

エクスチームとは、外部人材を活用している企業向けに開発された業務委託契約に特化した管理システムである。エクスチームを活用することで、発注から納品、請求までを一元管理し、業務委託プロセスの全てを可視化することができるだけでなく、フリーランスとのやり取りを集約することによって、発注漏れや契約書の紛失等の問題を解消することができる。

また、請求書についても自動発行することができるため、請求書の出し忘れが無くなるといったメリットもある。結果、企業側からすれば、適切な人的リソースを雇用形態に捉われることなく活用することができる。そして、フリーランス側からすれば、契約書関連の煩雑な業務を効率化することによって、より多くのプロジェクトに外部人材として参画する機会が得られるようになる。

実際にエクスチームの利用手順を確認

次にエクスチームの利用手順を実際に確認していく。まず、発注者側として企業ページにログインする。

発注者側

企業コード、メールアドレス、パスワードを入力し、ログインする。ログイン後、発注先のフリーランスを招待する。フリーランスを招待するにあたって、メールアドレス、職種、姓名、住所、電話番号などを入力する。すると、登録したフリーランス一覧が表示される。フリーランスに対して、案件を発注する場合、メニューの「案件作成」をクリックする。画面遷移後、プロジェクト名、案件名、案件内容、作業種別、支払期日、源泉徴収、依頼先フリーランスを入力する。実際に案件を作成し、発注すると、案件一覧に表示される。請求書を作成する場合は、「請求書作成」をクリックし、件名、フリーランスの名前、案件、支払期日を入力する。支払い後は、支払い状況が一覧化される。

フリーランス側

一方、フリーランス側は、発注者から招待を受けることによって、エクスチームに登録することができる。実際に発注者から登録依頼が送られると、下記のようなメールがメールボックスに届く。

メール内の登録用のURLをクリックすると、画面が遷移する。その後、基本情報の入力を行っていく。具体的には、姓名、メールアドレス、パスワード、住所、印影画像を入力していく。すると、ダッシュボードの画面に遷移する。発注者から案件が発注され次第、案件が一覧化される。成果物納品後は、請求書作成を行う。フォームに従って入力するだけで、簡単に請求書作成が完了する仕様となっている。

発注者側に特に大きなメリットがある

以上、具体的なサービス内容と利用手順について簡単に説明したが、ここからは個人的な考察を述べていく。まず前提として、筆者自身、ライターやデザイナー、カメラマンといった外部人材の方々と業務委託契約を結びながら、メディア事業の運営に取り組んでいる。また、それと並行して、筆者自身もフリーランスとして外部メディアで寄稿活動を行っており、その意味では、フリーランス発注者/受注者の双方を経験している立場であると言える。

上記の前提を踏まえ、今回、「エクスチーム」を利用して感じたのは、UI(ユーザーインターフェイス)が非常にシンプルで使いやすく、どちらかと言うと、発注者側にとって特にメリットがあるツールなのではないかということである。今の時代、フリーランスの方々と業務委託契約を交わす場合、メールだけでなく、フェイスブックメッセンジャーやスラック、チャットワークといった様々なコミュニケーションツール上で契約書が交わされることがあるが、過去の契約書を参照する際に、それらを探す作業に手間取るケースが意外に多い。しかし、「エクスチーム」を使えば、それらのドキュメントを一元管理できるため、業務効率の飛躍的な向上を見込むことができるのではないかと感じた。

これに加えて、(筆者のような)規模の小さな企業であれば、それほど大きな問題に直結するケースは多くないのかもしれないが、大手企業の場合、下請法(下請代金支払遅延等防止法)の遵守が昨今では必要不可欠とされており、実際に「下請法違反」として勧告・新聞報道に至った場合、その企業は「下請いじめ」を行った企業として、ブランドイメージの大幅な失墜を招く結果にもなりかねない。

今回、ご紹介した「エクスチーム」をはじめとする管理ツールの導入は、内部管理体制の高度化を図るという意味でも、多くの企業にとって必要不可欠なサービスとなる可能性を秘めている。さらに、2020年10月19日には企業間契約におけるフリーランス活用に対応した“エージェント管理機能”が追加されるなど、継続的なアップデートが行われている。興味がある方は、公式サイトから資料請求を行うことをおすすめしたい。

公式サイト:https://www.exteam.jp/